Аутсорсинг бухгалтерских услуг

Аутсорсинг бухгалтерских услуг. Как правильно заключить договор с аутсорсером

Сегодня мы поговорим о такой услуге, как аутсорсинг бухгалтерского учета. Что это такое, в чем его плюсы и какие здесь подводные камни, на которые после прочтения этого поста, вы уже не наткнетесь.

Услуга бухгалтерский учет

Услуги бухгалтерского учета, юристов, маркетинга и многое другое компании все чаще отдают на аутсорсинг. В нашем законодательстве  не существует определения «аутсорсинг», но согласно статье 421 ГК РФ, юридические лица имеют право заключать и те договора, которые не предусмотрены законодательством.

Аутсорсинг или аутстаффинг – в чем принципиальная разница

Не редки случаи, когда при заключении договора аутсортинга компании прописывают в нем условия работы по аутстраффингу. Это грубая ошибка.

В случае аутсорсинга компания заказывает выполнение каких-либо услуг (например, бухгалтерские услуги). Аутстаффинг, же в свою очередь, – это лизинг удаленных сотрудников в компанию. Важно не путать эти понятия при составлении условий договора.

Аутсорсинг бухгалтерских услуг

Ссылаясь на Трудовой кодекс РФ (статья 56.1) заключение договора аутстаффинга является незаконным с 1 января 2016 года и чревато административной ответственностью за нарушение трудового законодательства.

Совет: Четко сформулируйте предмет договора. Укажите в нем, например, что аутсорсинговая компания обязуется оказывать услуги по бухгалтерскому учету или юридическому сопровождению вашей деятельности.

В этом случае у контролирующих органов не будет поводов для подозрений вас в нарушении вышеупомянутого закона.

Вот ряд исключений, предусмотренных ТК в отношении аутстаффинга:

  1. Аутстаффинг для частной жизни и оказания помощи по ведению домашнего хозяйства (например: найм сиделки, домашнего повара, водителя, няни и д.р.).
  2. Аутстаффинг при необходимости временного замещения штатного сотрудника, при этом место работы за ним сохраняется (например, уход сотрудника в декретный отпуск)
  3. Аутстаффинг на временных работах в связи с расширением производства компании (но не более девяти месяцев)

Согласно ТК РФ (статья 341.2) в качестве внешних (удаленных) сотрудников работодатель в праве привлекать студентов очной формы обучения, одиноких и многодетных родителей с несовершеннолетними детьми, а также лиц, освобожденных из ИУ.

Обратите внимание, при аутстаффинге указание в договоре конкретного сотрудника, выполняющего работу, является обязательным требованием. При аутсортинге же напротив, обычно не прописываются конкретные сотрудники, оказывающие услуги бухгалтерского учета, а договор просто регулирует порядок предоставления внешней компанией ряда услуг.

Четко прописать предмет договора и объем оказываемых бухгалтерских услуг – снизить риски до нуля

Риски заказчика при случае неполного или нечеткого определения объема услуг в договоре следующие:

  • Договор может быть признан не заключенным;
  • Аутсортер может не выполнить ряд обязательств, кажущихся для заказчика сами собой разумеющимися, о которых не было сказано в договоре;
  • Нечеткое определение предмета договора может привести к налоговым проблемам для самого заказчика.

Совет: Не поленитесь, как можно точнее и шире пропишите условия договора аутсортинга бухгалтерского учета. Конкретнее обозначайте в нем оказываемые, а также в акте сдачи-приемки выполненных работ. Помните, что чем больше вы уделите этому внимания и точнее пропишите предмет договора, тем больше вероятность того, что налоговая служба признает ваши расходы на аусорсинг обоснованными.

Обеспечение конфиденциальности информации при бухгалтерском аутсорсинге

Несмотря на то, что любая информация, составляющая коммерческую тайну, находится под охраной закона, обозначьте условия о конфиденциальности в договоре бухгалтерского аутсорсинга. Иначе в случае утечки информации под удар попадет именно ваш бизнес (особенно это касается финансовой составляющей компании).

Совет: Обязательно укажите в договоре аутсорсинга перечень той информации, которая составляет вашу коммерческую тайну, определите порядок обращения к ней и обозначьте возможность контроля со своей стороны за соблюдением этого порядка. Кроме этого определите порядок учета внешних сотрудников, получивших доступ к этой информации.

Ответственность за разглашение коммерческой тайны компании должна сохраняться и после того, как договор оказания бухгалтерских услуг будет выполнен. В случае несоблюдения условий о конфиденциальности необходимо предусмотреть список штрафов (например: выплата неустойки, возмещение убытков и т.п.)

Самой эффективной мерой в качестве санкций для аутсорсера является конечно же включение в договор положения о выплате неустойки. И преимущество здесь в первую очередь в том, что ее просто взыскать при наличии всего лишь одного факта разглашения конфиденциальной информации. В отличие от убытков, в случае с коммерческой тайной нет необходимости обосновывать реальный размер причиненного ущерба.

Обозначаем сроки сдачи работ аутсортера и порядок отчетности

Бухгалтерский аутсортинг, как и любой другой, не краткосрочный процесс. В работу на аусорсинг обычно передается сразу целый комплекс работ. Случается, что непорядочные подрядчики по части услуг бухгалтерского учета пытаются избежать сдачи отчетности по промежуточным этапам работ.

Совет: Если не хотите, чтобы вас «кормили завтраками» в период сдачи отчетности, включите в договор бухгалтерского обслуживания условия и сроки сдачи всех этапов работы аутсорсером и проводите по ним периодически взаимные сверки.

Аутсорсер причинил вам ущерб? Смело требуйте компенсацию

Даже если вдруг аутсорсинговая бухгалтерская компания просрочила сдачу налоговой декларации или неправильно рассчитала сумму налоговых отчислений, то ответственность все-равно будет нести налогоплательщик, то есть владелец бизнеса. Запомните, заказчик, а это скорее всего вы или ваша компания,  всегда сам в ответе перед государством и контрагентами, на кого бы не перекладывались решения тех или иных задач. И это особенно важно при передаче на аусорсинг именно функций бухгалтерского учета.

Совет: Будьте внимательны, не забывайте указывать в договоре аусорсинга бухгалтерских услуг, что все убытки по вине аутсорсинговой компании должны быть компенсированы ею же. Прописывайте размер неустойки (конечно же в разумных пределах, закладывая свои возможные риски, связанные с деятельностью привлечённого внешнего персонала).

Ну вот, пожалуй, и все, что нужно знать и на что обращать внимание при заключении аутсорсингового договора бухгалтерских услуг.


Мы ведем еженедельную e-mail рассылку, в которой даем юридические советы по бизнес-процессам и рассказываем новости, затрагивающие бизнес. 1000 бизнесменов и топ-менеджеров уже получают нашу рассылку. Никакого спама, если вам не понравится, вы отпишетесь в один клик.

Также можете связаться с нами:

позвонить по телефону 8 (495) 215-58-24
написать на электронную почту info@konsalta.com